Privatlivspolitik

Persondatapolitik

Formål og behandling af personoplysninger:

I forbindelse med vores arkitekt- og byggerådgivningsydelser via Blokk ApS er vi registreret som databehandler. Dette betyder, at vi alene behandler dine personoplysninger på dine vegne og efter dine instrukser.

For at kunne levere vores ydelser på bedst mulig måde, kan det være nødvendigt at indsamle og behandle relevante oplysninger om både bygninger og personer. Disse oplysninger er afgørende for, at vi kan yde professionel og præcis rådgivning.

Vi prioriterer beskyttelsen af dine oplysninger højt og overholder alle gældende regler i henhold til persondataforordningen (GDPR). Vi sikrer, at dine personoplysninger kun anvendes til det formål, de er indsamlet til, og opbevares sikkert.

Oplysninger:

Hos Bygningsundersøgelser.dk håndterer vi almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger. Oplysningerne vi indsamler og behandler, vil typisk være følgende:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mail
• Filer som du har vedhæftet

Opbevaring

Vi opbevarer alle oplysninger elektronisk og de lagres sikkert, digitalt via Microsoft Office 365. Vi kan kortvarigt opbevare fysiske dokumenter, indtil de scannes og ligges på den elektroniske sag. Scanningen af dokumenter vil ske hurtigst muligt og senest dagen efter modtagelsen. Frem til scanningen vil dokumenterne blive opbevaret fortroligt og sikkert.

Videregivelse

Vi videregiver ikke oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner.

Øvrige undtagelser er:

Med dit samtykke
Vi videregiver kun oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi har dit samtykke.

Til ekstern databehandling
Vi videregiver dine oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, f.eks. vores databehandleraftale.

Af juridiske årsager
Vi videregiver dine oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig.

Sletning

Vi sletter eller anonymiserer dine oplysninger, så snart der ikke længere er et behandlingsgrundlag (hjemmel) eller legitimt formål med en fortsat opbevaring af dine data. Der gælder dog særlige regler for opbevaring og sletning af visse sagsakter; f.eks. opbevares faktureringsdata i minimum 5 år jf. bogføringslovens § 10.

Samtykke

Oplysningerne er altid givet ved forudgående skriftligt samtykke fra dig.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved skriftligt at orientere os herom.

Digital kommunikation

Alle mails som sendes fra Bygningsundersøgelser.dk sendes krypteret. Kryptering betyder, at oplysninger eller data ændres til en hemmelig kode, som uvedkommende ikke kan tyde. Selve vejen over internettet bliver derved krypteret.

Hos Bygningsundersøgelser.dk anvender vi ”End-to-End kryptering” gennem Office 365-meddelelseskryptering. Det betyder, at modtageren – afhængig af mailudbyderen – enten modtager mailen dekrypteret, eller der modtages et link, hvor beskeden kan læses sikkert.

Udover Office 365-meddelelseskryptering sender vi krypterede mails med NemID medarbejdersignatur, ligesom vi har mulighed for at signere mails med NemID medarbejdersignatur, hvis modtageren af vores mail skal være sikker på, at vi er afsenderen. Vi benytter os derudover af at sende oplysninger sikkert via e-Boks.

IT-sikkerhed

• Vi har antivirusprogrammer, spamfilter og backup på alle vores IT-systemer.
• Vi har databehandleraftaler med alle vores leverandører, der har adgang til personoplysninger på Bygningsundersøgelser.dk vegne.
• Vi er underlagt de almindelige regler om tavshedspligt jf. forvaltningslovens § 27.

Alle vores databehandlere er underlagt samme tavshedspligt som os.

Tilsyn

Vi vil minimum én gang årligt gennemgå ovennævnte retningslinjer samt persondatapolitik i øvrigt, således vi sikrer at vi altid overholder Datatilsynets regler og retningslinjer.

Dine rettigheder

Du har ifølge GDPR følgende rettigheder:

• Indsigt i dine oplysninger
• Indsigelse mod vores behandling
• Rettelse eller sletning af dine personoplysninger
• Begrænsning af vores behandling
• Tilbagekaldelse af samtykke
• Dataportabilitet
• Klage til Datatilsynet

Bemærk at der ikke altid er tale om en ubetinget ret, og der kan være situationer, hvor andre hensyn vejer tungere.

Indsigt i dine oplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem, vi eventuelt måtte videregive dine personoplysninger til.

Indsigelse mod vores behandling
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dinenoplysninger. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine oplysninger.

Rettelse eller sletning af dine personoplysninger
Hvis de oplysninger, vi behandler om dig, er ukorrekte eller ufuldstændige, har du krav på at få oplysningerne berigtiget. Hvis der er tale om irrelevante oplysninger, er du berettiget til at få oplysningerne slettet. Krav om berigtigelse eller sletning er med forbehold for begrænsninger i gældende lovgivning og vores ret til at behandle oplysninger.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Begrænsning af vores behandling
Hvis du mener, at de personoplysninger, vi har registreret om dig, er forkerte, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores brug af oplysningerne, kan du kræve, at vi begrænser brugen af oplysningerne til opbevaring, indtil deres rigtighed kan verificeres.

Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid tilbagekalde et samtykke. Hvis du tilbagekalder et samtykke skal du være opmærksom på, at vi muligvis ikke vil være i stand til at levere den ydelse eller service, dit samtykke vedrører. Der kan også være tilfælde, hvor vi er forpligtet til en bestemt behandling af dine oplysninger, og hvor vi derfor skal fortsætte med at behandle dine oplysninger.

Klage til Datatilsynet
Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine personoplysninger, bør du først drøfte med din konsulent hos Bygningsundersøgelser.dk. Du kan også klage til den persondataansvarlige.

Mener du, at du – trods klage til vores kontor – ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se de til enhver tid gældende kontaktoplysninger m.v. på www.datatilsynet.dk.

Spørgsmål

Har du spørgsmål til ovenstående i forbindelse med et konkret forløb hos Bygningsundersøgelser.dk, er du altid velkommen til at kontakte os.

Du kan læse mere om persondataloven på www.datatilsynet.dk.